Sabtu, 28 November 2009

Pengurusan Dokumen dan Buku Simpankira Utama

Pengurusan Dokumen dan Buku Simpankira Utama
En. Norani









Account

Maksud dokumen asas ialah bukti bertulis bagi tujuan menyokong sesuatu urusniaga. Ianya digunakan semasa membuat catatan kedalam jernal dan lejar. Berikut ialah jenis-jenis dokumen asas yang perlu diadakan oleh pengusaha perniagaan:-
Dokumen Asas

I. Bil Tunai

Diguna untuk merekod urusniaga jualan secara tunai. Dokumen ini mencatitkan nama pelanggan, tarikh jualan, kuantiti jualan, jumlah jualan, dan cara bayaran samaada dengan tunai atau cek

II. Inbois Jualan

Diguna untuk merekod urusniaga secara kredit (hutang). Dokumen ini mencatit nama pelanggan, tarikh jualan, kuantiti jualan, jumlah jualan dan tempoh bayaran serta syarat kredit yang lain.

III. Resit

Diguna untuk mencatit semua wang tunai dan cek yang diterima oleh syarikat selain daripada jualan tunai. Ia dijadikan bukti penerimaan bayaran daripada pihak yang membayar. Maklumat-maklumat yang dicatitkan pada dokumen ini ialah nama pembayar, tarikh bayaran diterima, tujuan bayaran dan cara bayaran samaada dengan wang tunai atau cek.

IV. Baucer Bayaran

Dokumen dalaman untuk tujuan meluluskan sesuatu pembayaran yang akan dibuat samada melalui tunai atau cek. Hanya orang yang tertentu sahaja dibenarkan meluluskan baucer bayaran ini. Butir-butir yang perlu ada pada dokumen ini ialah nama penerima, tarikh bayaran, jumlah bayaran, cara bayaran samada tunai atau cek, tujuan bayaran dan nama orang yang diberi kuasa untuk meluluskan pembayaran. Untuk tujuan kelulusan pembayaran, bukti pembayaran perlu dilampirkan bersama ini seperti nota tuntutan, inbois pembekal dan sebagainya.

V. Pesanan Belian

Dokumen yang digunakan semasa memesan barang-barang yang hendak dibeli. Ia mengandungi nama pembekal, barang dipesan, spesifikasi, kuantiti yang dipesan, harga dan tarikh serta tempat hantaran.

VI. Nota Hantaran

Dokumen yang memaklumkan penghantaran barangan yang dipesan oleh pembeli. Butir-butir pada dokumen ini ialah nama pelanggan, tarikh hantaran, kuantiti barangan yang dihantar dan pengesahan penerimaan oleh pelanggan.

VII. Nota Debit

Dokumen untuk memaklumkan tindakan debit telah dilakukan keatas akaun pelanggan. Contoh, memaklum pelanggan nilai sebenar jualan kredit adalah melebihi nilai yang dinyatakan dalam inbois yang terdahulu. Butir-butir yangn dicatit dalam dokumen ini ialah, nama pelanggan, tarikh, jumlah yang didebitkan dan sebab-sebab tindakan debit dikenakan.

VIII. Nota Kredit

Dokumen untuk memaklumkan tindakan kredit telah dilakukan keatas akaun pelanggan. Contoh, memaklum pelanggan nilai sebenar jualan kredit adalah kurang daripada nilai yang dinyatakan dalam inbois terdahulu. Butir-butir yang dicatit dalam dokumen ini ialah, nama pelanggan, tarikh, jumlah yang dikreditkan dan sebab-sebab tindakan kredit dikenakan.

IX. Dokumen-dokumen sokongan lain

Dokumen-dokumen sokongan lain yang diterima bagi menyokong dokumen asas diatas perlu disimpan untuk tujuan rujukan. Dokumen sokongan lain adalah seperti bil air, notis tuntutan, bil lektrik, dan lain-lain.

Tiada ulasan: